Coordenador Administrativo e Financeiro (m/f)

Type:
Full-Time
Country:
Portugal
Place:
Lisboa
Published in:
2022-11-25
Expires in:
2022-12-11

A FEC - Fundação Fé e Cooperação é uma Organização Não Governamental para o Desenvolvimento (ONGD) com estatuto de Utilidade Pública. Atua na área da Cooperação para o Desenvolvimento, sobretudo na Guiné-Bissau, em Angola e em Moçambique, tendo como eixos estratégicos de transformação social: Educação, Conhecimento e Competências; Boa Governação e Advocacia e Cidadania Global e Direitos Humanos. Conta com financiamentos da Cooperação Portuguesa, Fundação Calouste Gulbenkian e de organismos internacionais, como a União Europeia, UNICEF, entre outros.

OBJETIVO GERAL DA FUNÇÃO

Coordenar o Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) da FEC através da implementação e desenvolvimento/concretização do Plano Estratégico.

Reportando ao Director Executivo (DE) da FEC e ao Administrador Executivo (AE) da FEC, irá coordenar  todos os colaboradores, da FEC do Departamento Administrativo e Financeiro, assim como, articular com os Coordenadores e Representantes País, Coordenadores de Programa e Gestores Financeiros a dimensão da execução financeira e administrativa da organização.

Responsabilidades

Definição estratégica e implementação do Plano Estratégico

  • Em articulação com DE, define estratégia departamental em coerência com o Plano Estratégico FEC.
  • É responsável pela implementação, execução e controlo do plano operacional no respectivo departamento assumindo as medidas e políticas necessárias em estreita sintonia com o DE e de acordo com as linhas definidas pelo CA.
  • Coordena junto da equipa do departamento a elaboração de plano operacional anual (quadro resultados estratégicos) e cronograma.
  • Analisa e avalia performance do departamento em linha com resultados estratégicos e indicadores acordados.
  • Em articulação com DE analisa, avalia e toma decisões relativamente a novas opções estratégicas do departamento.
  • Em articulação com DE, revê e actualiza procedimentos administrativos e financeiros internos a serem actualizados no Manual de Procedimentos FEC (MP).
  • Identifica e assegura as necessidades de formação interna na área administrativa e financeira da FEC (e em casos pontuais de parceiros estratégicos da FEC).

Gestão da Equipa

  • Gere, motiva e acompanha os colaboradores do departamento nomeadamente através de reuniões individuais de dois em dois meses.
  • Coordena o funcionamento da equipa estabelecendo linhas de orientação e assegurando a efectivação dos deveres e responsabilidades constantes dos termos de referência de cada função, o progresso regular das actividades e o cumprimento dos objectivos estabelecidos.
  • Em articulação com DE, é responsável pelo recrutamento, processo de contratação e integração e monitorização de novos colaboradores FEC do DAF.
  • Assegura que os procedimentos internos FEC em vigor são do conhecimento dos colaboradores e são implementados/cumpridos.
  • De acordo com manual de procedimentos valida/aprova faltas, férias, folgas assim como despesas incorridas/realizadas por colaboradores FEC
  • Realiza avaliação de desempenho anual dos RH do departamento de acordo com os instrumentos de avaliação de desempenho adoptados pela FEC.
  • Em articulação com o DE, identifica necessidades de formação da equipa para implementação do plano operacional e garante que são implementados procedimentos de apoio ao desenvolvimento profissional de cada um, dentro do contexto dos objectivos e do orçamento geral da FEC.
  • Assegura a operacionalidade e o funcionamento do respectivo departamento de acordo com a legislação vigente, procedimentos internos e as indicações do DE e do CA.

Gestão organizacional de Recursos Humanos

  • Em articulação com o AE, com o DE, e com o apoio jurídico (onde necessário) é responsável pela redação dos contratos de trabalho, contratos de agentes de cooperação, programas de voluntariado, de estágio, revisão dos contratos de prestação de serviços e contratos realizados nos países de intervenção da FEC.
  • É responsável por manter actualizados os mapas de controlo dos contratos de trabalho, contratos de agentes de cooperação, programas de voluntariado e de estágio e por manter a informação actualizada junto do AE e o DE.
  • Em articulação com o AE, com o DE analisa opções, avalia vantagens e desvantagens e apoia na tomada de decisões conjuntas relativamente a aspectos contratuais de RH.
  • É responsável por todos os procedimentos relativos aos pagamentos de remunerações, bolsas de voluntariado e afins e avenças de prestação de serviços (incluindo SS, Seguro Social Voluntário, FCT e FGCT, retenções na fonte de IRS e envio das respectivas declarações).
  • Mantém-se actualizado sobre legislação do trabalho em vigor e informar AE e DE das alterações que considere pertinentes/relevantes.

Gestão financeira

  • É responsável pela elaboração e acompanhamento da execução do Orçamento Geral da FEC apresentando com carácter semestral os resultados ao DE, ao AE e ao CA
  • Elabora e mantém actualizado o mapa de afectação de RH e custos administrativos gerais apresentando ao DE e ao AE com carácter semestral.
  • Apoia na elaboração dos orçamentos de projectos a serem apresentados em candidaturas junto de financiadores externos em conjunto com o(s) colaboradores dos outros Dpt responsáveis pela elaboração das candidaturas.
  • É responsável pela analise e acompanhamento mensal da execução orçamental dos projetos em curso e, se necessário, envia análise realizada e recomendações para DE, Coordenador do respectivo Departamento, Coordenador País / Programa, Gestor de Projecto e Gestor Financeiro responsável pelo projecto.
  • Articula com o gestor financeiro responsável pelo projeto a preparação da prestação de contas intermédia e final para financiadores através da elaboração de mapas e relatórios financeiros de acordo com os requisitos específicos de cada financiador.
  • Em articulação com o gestor financeiro responsável pelo projeto e com o apoio de T_ARH é responsável pela preparação e acompanhamento de auditorias de projectos.
  • Verifica e aprova o pagamento das despesas correntes orçamentadas, dentro dos valores definidos.
  • Em estreita colaboração com o DE e com os Coordenadores dos Departamentos responsáveis assegura o cumprimento dos requisitos dos financiadores nomeadamente relativos a cumprimentos de prazos e regulamentos, regras de procurement, elaboração de relatórios financeiros e apresentação de resultados
  • Assegura que resultados relevantes, melhores práticas e lições aprendidas através da avaliação contínua das intervenções são difundidas entre Departamentos e os parceiros, de maneira a ir ao encontro dos requisitos de qualidade exigidos pela FEC, pelos públicos-alvo e pelos financiadores e doadores.

Gestão de Tesouraria

  • É responsável pela elaboração e acompanhamento semestral da execução do mapa de tesouraria Geral da FEC.
  • Efectua o controlo e pagamento de Fornecedores / Prestadores de Serviços e Seguros FEC.
  • Controla os pagamentos / recebimentos de financiadores / clientes / parceiros / quotas FEC.
  • É responsável pela emissão de recibos e facturas relativos a rendimentos.
  • Efectua o pagamento de despesas dos colaboradores realizadas no âmbito de projectos e de actividades da FEC.

Contabilidade

  • Com o apoio de G_ARH, é responsável por manter actualizado o Plano de Contas Geral e Analítica e assegurar a actualização e verificação da contabilidade geral e analítica da FEC.
  • Com o apoio de G_ARH e dos GP_DAF, é responsável pelo arquivo e lançamento contabilístico de rodos os documentos assim como preparar a contabilidade analítica para a realização de relatórios financeiros e auditorias dos projetos.
  • Assegura e verifica a correta realização das reconciliações bancárias de todas as contas e das caixas da FEC.
  • Com o apoio do G_ARH e dos GP_DAF é responsável pela realização dos procedimentos necessários para o fecho do ano contabilístico, preparação de mapas e do relatório de gestão financeira.
  • Com o apoio do G_ARH e dos GP_DAF é responsável pela preparação e compactamente da auditoria geral da FEC.
  • Controla as diversas caixas FEC e de Projectos e todas as Contas Bancárias da FEC.

Administração Geral e Fiscalidade

  • Com o apoio do G_ARH é responsável pelos procedimentos administrativos institucionais nomeadamente as seguintes declarações: não dívida SS+IRS; registo legal ONGD (CICL, I.P.)
  • Com o apoio de G_ARH é responsável pelas seguintes declarações fiscais: declaração modelo 10 e 30, modelo 25, declaração modelo 22; declaração IES; consignação IRS, solicitação de isenção do IRS cooperantes e outras declarações e obrigações fiscais
  • É responsável pela prestação de informação necessária para o Relatório anual de actividades da FEC.

Representação e comunicação institucional

  • Assegura a representação institucional da FEC no país e internacionalmente, em conjunto com o DE e o CA, nomeadamente junto da Igreja Católica, do Estado Português, de financiadores, de parceiros, de fornecedores e da CIDSE.
  • Sempre que oportuno representa a FEC junto dos media, com o objectivo de fortalecer a credibilidade da instituição.
  • Estabelece os contactos institucionais necessários à boa execução dos projectos.
  • Elabora artigos sobre assuntos pertinentes da intervenção do Departamento, para publicação no site da FEC e relatório de atividades anual.
  • Promove a criação de condições para promover o bom-nome da instituição junto da comunidade, público-alvo e parceiros da FEC.

Requisitos

  • Formação Superior na área Financeira;
  • Experiência mínima de 5 anos em funções similares;
  • Experiencia em Liderança e gestão de equipas;
  • Experiência em pensamento estratégico e planeamento, estabelecimento de prioridades, preparação de planos de trabalho e avaliação de progresso;
  • Boa capacidade analítica
  • Capacidade de gestão de equipa e gestão de recursos humanos;
  • Boa capacidade de representação e negociação;
  • Capacidade de trabalhar sob pressão e de forma autonoma;
  • Capacidade de auto-motivação e auto-aprendizagem;
  • Espírito visionário e orientado para a obtenção quotidiana de resultados;
  • Flexível no desempenho das suas funções;
  • Consciência inter-cultural;
  • Fluência em Português e Inglês/Francês.
  • Conhecimentos de Microsoft Office.

Local de Trabalho

Lisboa

Carga horária: 40 horas semanais

Antes de submeter a sua candidatura deverá consultar os seguintes Termos de Referência.